SID 78


samtliga relevanta områden omfattas av intern kontroll och är ändamålsenligt utformade.
Som ett led i att stärka den interna kontrollen har Axfood valt att samla styrdokumenten i en elektronisk ekonomihandbok vilken är tillgänglig för samtliga medarbetare inom Axfood. Ekonomihandboken ger en överskådlig bild av befintliga policys, regelverk och rutiner.
Riskbedömning
Under hösten 2005 har Axfood gjort en genomgång och analys för bedömning av risker vilka kan leda till fel i den finansiella rapporteringen. Som ett resultat av denna genomgång kommer styrelsen att fatta beslut om vilka risker som är väsentliga att beakta för att säkerställa en god intern kontroll inom den finansiella rapporteringen.
Vid denna genomgång har Axfood identifierat ett antal resultaträknings- och balansräkningsposter där risken för fel är förhöjd. Kring dessa risker arbetar företaget kontinuerligt med att förstärkta kontrollerna.
Risker behandlas, bedöms och rapporteras av koncern-
bolagen. Vidare behandlas risker i särskilda forum, till exempel frågeställningar kopplade till etableringar.
Kontrollaktiviteter
Koncernens kontrollstruktur utformas för att hantera de risker som styrelsen bedömer vara väsentliga för den interna kontrollen över den finansiella rapporteringen. Inom Axfood består dessa kontrollstrukturer dels av en organisation med tydliga roller som möjliggör en effektiv, och ur ett internkontrollperspektiv lämplig, ansvarsfördelning, dels av specifika kontrollaktiviteter som syftar till att upptäcka eller att i tid förebygga risker för fel i rapporteringen. Exempel på kontrollaktiviteter är bland annat tydliga beslutsprocesser och beslutsordningar för väsentliga beslut, resultatanalyser och andra kontrollaktiviteter inom processerna intäkter & fordringar, inköp & utbetalning, anläggningstillgångar, varulager, lön, moms/skatt, finans, löpande bokföring, konsolidering & rapportering samt registervård.
Information och kommunikation
Axfoods väsentliga styrande dokumentation i form av policys, riktlinjer och manualer, till den del det avser den finansiella rapporteringen kommuniceras framförallt via intranätet och koncernens ekonomihandbok. Kommunikation sker även i samband med månatliga controllermöten där samtliga ekonomi-chefer deltar.
För kommunikation med interna och externa parter finns en informationspolicy som anger riktlinjer för hur denna kommunikation bör ske. Syftet med policyn är att säkerställa att alla informationsskyldigheter efterlevs på ett korrekt och fullständigt sätt. All kommunikation i koncernen, intern som extern bygger på nyckelorden sann, öppen, snabb och relevant. Den interna kommunikationen syftar till att varje medarbetare ska ha förutsättningar för att förstå Axfoods affärsverksamhet samt att skapa samsyn kring Axfoods värderingar och uppgift. Varje chef inom Axfood ansvarar för att en kontinuerlig och öppen dialog hålls inom respektive enhet. Axfoods medarbetare har även ett ansvar för att själva söka information inom det egna verksamhetsområdet.
Uppföljning
Axfood har ingen internrevisionsfunktion. Axfood har däremot en definierad process för utvärdering och uppföljning av intern kontroll. Formen för uppföljning beslutas av styrelsen som också årligen utvärderar behovet av en särskild internrevisions-funktion. Axfoods ekonomi- och finansdirektör är ansvarig för att uppföljning av Axfoods interna kontroll sker i enlighet med den form som styrelsen beslutar.
Ledning
Styrelsen har delegerat det löpande ansvaret för bolagets ledning till VD och företagsledning. Axfoods företagsledning består av nio personer. Av dessa är fem VD för affärsdrivande bolag i koncernen och fyra är stabschefer. Företagsledningen träffas en gång i månaden för löpande ärenden och diskussion samt har en gång per år ett längre strategimöte. Till företagsledningen är knuten en etablerings- och finansieringskommitté som träffas en gång i månaden för anmälnings- och beslutsärenden vad gäller butiksinvesteringar, butiksförsäljningar, nya hyresavtal samt förlängning av befintliga hyresavtal.
En årlig affärsplan arbetas fram i bolagen samt i företags-ledningen under årets sista fyra månader och föredras i styrelsen vid slutet av året. Affärsplanearbetet engagerar personal på flera nivåer inom koncernen. Affärsplanen för innevarande år revideras inför varje kvartal med nya prognoser och är därmed ett levande planeringsdokument.
Bolagen inom Axfoodkoncernen styrs genom interna styrelser. Ordförande i samtliga bolag är Anders Strålman. Övriga ledamöter är olika konstellationer av företagsledningen. Bolagen har styrelsemöten minst fyra gånger per år.

SID 79

Ersättning till ledande befattningshavare
Lön och ersättningar till VD
Axfoods verkställande direktör t o m 2005-10-31, Mats Jansson, har under 2005 erhållit lön och övriga ersättningar uppgående till 7,4 Mkr (6,4), av dessa utgör rörlig ersättning 0,5 Mkr (0). Axfoods verkställande direktör fr om 2005-11-01, Anders Strålman, har under 2005 erhållit lön och övriga ersättningar uppgående till 0,7 Mkr (-). Verkställande direktörernas rörliga ersättning är baserad på verksamhetens resultat och utveckling. Den rörliga ersättningen kan maximalt uppgå till 70 procent av en årslön. Den fastställda rörliga ersättningen utbetalas med 50 procent efter årsstämman året efter intjänandeåret. Resterande 50 procent utbetalas efter årsstämman som infaller tre år senare förutsatt att han fortfarande är anställd.
Pensions- och uppsägningsvillkor samt
övriga förmåner för VD
Verkställande direktören har bilförmån samt sjukvårdsförsäkring.
Avgående verkställande direktören var berättigad till ålders-pension från 60 års ålder vilket gav en rätt till avsättningar motsvarande 40 procent av den kontanta årslönen. Avsättningen tom 2005-10-31 uppgick till 22,3 Mkr (19,7). Avgående verkställande direktören hade också en förmånsbaserad familjepension som har upphört i och med anställningens upphörande.
Tillträdande verkställande direktören är berättigad till ålderspension från 65 års ålder och ger en rätt till avsättningar motsvarande 35 procent av den kontanta årslönen. Avsättningen per 2005-12-31 uppgick till 0,2 Mkr (-).
Vid uppsägning från Axfoods sida har verkställande direktören rätt till en uppsägningstid om 12 månader samt ett avgångsvederlag motsvarande 12 månadslöner mot avräkning.
Löner och ersättningar till övriga ledande befattningshavare
Övriga ledande befattningshavare, Axfoods tre vice verkställande direktörer, har erhållit lön och övriga ersättningar uppgående till 7,6 Mkr (7,4), varav rörlig ersättning utgör 0,8 Mkr (0,5). Per 2005-12-31 har en vice verkställande direktör slutat samt ytterligare en sagt upp sin anställning. Den rörliga ersättningen är till större delen baserad på koncernens resultat och utveckling och till en del på personliga mål. Den rörliga ersättningen kan maximalt uppgå till 55 procent av årslönen. Den fastställda rörliga ersättningen utbetalas med 50 procent efter årsstämman året efter intjänande året. Resterande 50 procent utbetalas efter årsstämman 2007 förutsatt att de fortfarande är anställda. Dessa har sedvanliga anställningsvillkor samt rätt till uppsägningslön och avgångsvederlag om sammanlagt högst 18 månader. Pensionsåldern är fastställd till som lägst 60 år. ITP-planen gäller i huvudsak som kostnadsram med tillägg av en premiebaserad pension om 25 procent på lönedelar mellan 20–50 prisbasbelopp. Kompensationskommittén inom styrelsen fattar beslut om lön och övriga anställningsvillkor för VD och ledande befattningshavare.
Aktierelaterade incitamentsprogram för bolagsledningen
Per 2005-12-31 finns inga utestående aktierelaterade incitamentsprogram för bolagsledningen.
Ersättning till VD och ledande befattningshavare, Mkr

Namn

År

Grundlön
Rörlig
ersättning
Övriga förmånerPensionskostnadFinansiella instrument
Övrigt
Anders Strålman, VD fr o m 2005-11-0120050,70,00,2
2004
Mats Jansson, VD t o m 2005-10-3120056,80,50,13,3
20046,3 0,16,2
Övriga ledanade befattningshavare20056,50,8 0,23,60
20046,70,50,24,60